Включите JavaScript

Эффективное управление персональной информацией с помощью MS Outlook

Организационная информация

Длительность курса: 9 астрономических часов.
По окончании обучения выдается сертификат Компьютерной Академии ШАГ.

Необходимый уровень подготовки

Для успешного изучения данного курса Вы должны обладать базовыми навыками работы с операционной системой семейства Microsoft Windows.

Описание

Курс предназначен для пользователей, желающих получить прочные теоретические знания и практические навыки работы в программе Outlook. Многочисленные функции планирования и организации рабочего времени, дополненные удобными способами работы с электронной почтой, делают Outlook незаменимым помощником в ежедневной деятельности. Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.

Содержание курса

  • Использование электронной почты для эффективного обмена информацией. Организация входящей информации.
  • Планирование персональной деятельности в календаре.
  • Использование задач, дневника, заметок.
  • Контакты, адресная книга Outlook Работа с большими объемами информации.
  • Резервное копирование информации.
  • Электронная почта Интернет.
  • Настройка учётных записей.

По окончании курса вы сможете

  • Профессионально работать с электронной почтой, минимизировать время на создание сообщений путем использования подписей и шаблонов Outlook.
  • Работать с вложениями, использовать возможности голосования по электронной почте, контролировать доставку и прочтение сообщений, устанавливать оповещения и отметки.
  • Работать с большим потоком входящей корреспонденции: использовать правила для сообщений и папки поиска.
  • Эффективно планировать свою деятельность, используя календарь, список задач, заметки, записи в дневнике.
  • Планировать и контролировать работу коллектива, владея процедурами назначения задач и приглашений на собрания.
  • Работать со списком контактных лиц, создавать, пополнять и использовать адресные книги.
  • Эффективно обрабатывать большие объемы информации, используя средства поиска, сортировки, группировки, назначения категорий.
  • Сохранять базу данных Outlook, выполнять архивацию данных.

Программа обучения

Общие сведения. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией

  • Первый запуск Microsoft Outlook. Понятие информационных служб, назначение различных служб.
  • Элементы окна программы. Работа с «областью переходов». Обзор основных отличий интерфейса от ранних версий Outlook.
  • Использование электронной почты для эффективного обмена информацией.
  • Создание сообщения, ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения.
  • Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте.
  • Работа с прикреплёнными файлами.
  • Создание подписей, создание шаблонов сообщений.
  • Работа с адресными книгами. Создание списков рассылки.

Организация входящей информации. Планирование персональной деятельности в календаре

  • Использование области «Избранные папки».
  • Отметка сообщений к исполнению. Установка напоминаний.
  • Использование «Мастера правил» для организации входящей информации.
  • Фильтр нежелательной почты.
  • Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска.
  • Использование календаря:
    • Создание разовых и повторяющихся встреч и событий. Установка оповещений.
    • Настройка параметров календаря: изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели.
    • Работа с несколькими календарями.
  • Планирование собраний:
    • Процедура планирования собрания, приглашение участников.
    • Ответ на приглашение. Анализ ответов на приглашение.
    • Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания.

Использование задач, дневника, заметок. Контакты, адресная книга Outlook

  • Работа с контактами:
    • Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре.
    • Обновление задачи, выполнение задачи.
  • Назначение задач:
    • Понятие назначения задачи и владения задачей.
    • Прием и отклонение задачи, переадресация поручения.
    • Рассылка отчета о состоянии задачи.
  • Использование дневника:
      Автоматическая запись элементов. Создание записей в дневнике вручную.
  • Использование заметок:
    • Создание и редактирование заметок.
    • Изменение параметров заметки.
    • Пересылка заметок по электронной почте.
  • Использование контактов:
    • Создание контакта. Заполнение стандартных полей. Использование информации о контакте. Создание пользовательских полей.
    • Пересылка контактов по электронной почте.

Работа с большими объемами информации

  • Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов.
  • Назначение категорий, работа с главным списком категорий.
  • Практическое применение категорий: организация задач в проекты, личные и деловые контакты и др.
  • Сортировка, группировка, фильтрация, расширенный поиск элементов.
  • Настройка панелей инструментов и панели Outlook.
  • Настройка папок и представлений элементов:
    • Изменение текущего представления, создание новых представлений на примере различных папок.
    • Использование и настройка страницы "Outlook сегодня". Web-страницы личных папок.
  • Печать различных элементов, настройка параметров печати.

Копирование информации. Синхронизация с мобильными устройствами. Электронная почта. Настройка учётных записей

  • Принципы хранения информации в Outlook. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook на другой компьютер.
  • Архивация информации в Outlook.
  • Возможности электронной почты Интернет. Общие принципы регистрации бесплатного адреса E-mail.
  • Понятие «Web – почта». Отличия от использования почтового клиента.
  • Обзор отличий Outlook от предыдущих версий. Переход на Outlook с ранних версий.
  • Подведение итогов пяти занятий.
  • Практическая работа: регистрация адреса E-mail и настройка Outlook на работу с новым почтовым ящиком (выполняется по желанию).

 Узнать больше вы сможете через регистрационную анкету,
наш менеджер свяжется с вами удобным для вас способом.

Наверх